АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «ДНО»

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

№ 65

28.12.2020 г.

 

Об утверждении Положения

об архиве

Администрации городского

поселения «Дно»

 

 

В целях повышения эффективности работы с документами в  Администрации городского  поселения « Дно»

Администрация городского поселения «Дно» постановляет:

• Утвердить Положение об архиве Администрации городского  поселения «Дно», согласно приложению к настоящему постановлению.
• Признать утратившим силу постановление Администрации городского поселения «Дно» №13 от 06.06.2010 года «Об утверждении Положения об архиве в Администрации городского поселения «Дно».
• Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Администрации

городского поселения «Дно»                                                         Н.В. Тимофеев

                                               

 

Приложение

к постановлению

 Администрации

городского поселения «Дно»

№65 от  28.12.2020 г.

 

Положение об архиве

Администрации городского поселения “Дно”

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве Администрации городского поселения “Дно” (далее – Положение) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утверждённым приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №42. Положение согласовывается с ЭПМК Комитета юстиции Псковской области, затем утверждается постановлением Главы Администрации городского поселения «Дно».

1.2. Документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации городского поселения “Дно”, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе (муниципальном архиве) Управления делами Администрации Дновского района.

 До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным Законом Российской Федерации от 22.10.2004 №т 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в Администрации городского поселения “Дно”.

1.3. Архив поселения осуществляет хранение, комплектование, учет и   использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности поселения, а также осуществляет подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Архивный отдел Управления делами Администрации Дновского района.

1.4. Организация и ведение Архива вменяются в функциональные обязанности одного из работников Администрации городского поселения “Дно” на основании распоряжения Главы Администрации городского поселения “Дно”.

1.5.Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Псковской      области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, муниципальными правовыми актами Дновского района.
 

2. Состав документов Архива

Архив Администрации городского поселения “Дно” хранит:

2.1. Документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации городского поселения “Дно”, Собрания депутатов городского поселения «Дно», включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, до истечения законодательно установленного срока хранения на месте;

2.2 Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации городского поселения “Дно”;

 2.3. Документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации городского поселения «Дно».  

2.4. Справочно – поисковые средства к документам и учетные документы Архива поселения;

3. Задачи Архива

К задачам Архива относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего положения.

3.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности организации.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Архивный отдел (муниципальный архив) Управления делами Администрации Дновского района.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях поселения и своевременной передачей их в  Архив Администрации городского поселения «Дно».

4. Функции Архива

Архив осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве.

4.3. Представляет в Архивный отдел (муниципальный архив) Управления делами Администрации Дновского района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на утверждение ЭПМК Комитета юстиции Псковской области описи дел постоянного хранения,  на согласование ЭПМК Комитета юстиции Псковской области  описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение Главе Администрации городского поселения “Дно” описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные ЭПМК Комитета юстиции Псковской области

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Архивный отдел (муниципальный архив) Управления делами Администрации Дновского района

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве.

4.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Архив  организует выдачу документов  во временное пользование;

4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

4.14. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.15. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
 

5. Права Архива организации

Архив имеет право:

5.1. Представлять Главе Администрации городского поселения “Дно” предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

5.2.  Давать рекомендации сотрудникам Администрации городского поселения «Дно» по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

5.3.  Информировать сотрудников Администрации городского поселения “Дно” о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком.

СОГЛАСОВАНО                                            СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Администрации городского поселения “Дно” от  ____________  2020 г.   № ____

Протокол ЭПМК Комитета юстиции Псковской  области от____________2020 г. № ____