АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «ДНО»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
№ 65
28.12.2020 г.
Об утверждении Положения
об архиве
Администрации городского
поселения «Дно»
В целях повышения эффективности работы с документами в Администрации городского поселения « Дно»
Администрация городского поселения «Дно» постановляет:
- Утвердить Положение об архиве Администрации городского поселения «Дно», согласно приложению к настоящему постановлению.
- Признать утратившим силу постановление Администрации городского поселения «Дно» №13 от 06.06.2010 года «Об утверждении Положения об архиве в Администрации городского поселения «Дно».
- Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава Администрации
городского поселения «Дно» Н.В. Тимофеев
Приложение
к постановлению
Администрации
городского поселения «Дно»
№65 от 28.12.2020 г.
Положение об архиве
Администрации городского поселения “Дно”
1. Общие положения
1.1. Положение об архиве Администрации городского поселения “Дно” (далее – Положение) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утверждённым приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №42. Положение согласовывается с ЭПМК Комитета юстиции Псковской области, затем утверждается постановлением Главы Администрации городского поселения «Дно».
1.2. Документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации городского поселения “Дно”, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе (муниципальном архиве) Управления делами Администрации Дновского района.
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным Законом Российской Федерации от 22.10.2004 №т 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в Администрации городского поселения “Дно”.
1.3. Архив поселения осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности поселения, а также осуществляет подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Архивный отдел Управления делами Администрации Дновского района.
1.4. Организация и ведение Архива вменяются в функциональные обязанности одного из работников Администрации городского поселения “Дно” на основании распоряжения Главы Администрации городского поселения “Дно”.
1.5.Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Псковской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, муниципальными правовыми актами Дновского района.
2. Состав документов Архива
Архив Администрации городского поселения “Дно” хранит:
2.1. Документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации городского поселения “Дно”, Собрания депутатов городского поселения «Дно», включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, до истечения законодательно установленного срока хранения на месте;
2.2 Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации городского поселения “Дно”;
2.3. Документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации городского поселения «Дно».
2.4. Справочно – поисковые средства к документам и учетные документы Архива поселения;
3. Задачи Архива
К задачам Архива относятся:
3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего положения.
3.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности организации.
3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве.
3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.
3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Архивный отдел (муниципальный архив) Управления делами Администрации Дновского района.
3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях поселения и своевременной передачей их в Архив Администрации городского поселения «Дно».
4. Функции Архива
Архив осуществляет следующие функции:
4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве.
4.3. Представляет в Архивный отдел (муниципальный архив) Управления делами Администрации Дновского района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.
4.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на утверждение ЭПМК Комитета юстиции Псковской области описи дел постоянного хранения, на согласование ЭПМК Комитета юстиции Псковской области описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение Главе Администрации городского поселения “Дно” описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные ЭПМК Комитета юстиции Псковской области
4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Архивный отдел (муниципальный архив) Управления делами Администрации Дновского района
4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве.
4.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива.
4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.11. Архив организует выдачу документов во временное пользование;
4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
4.13. Ведет учет использования документов Архива организации.
4.14. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.15. Оказывает методическую помощь:
а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
5. Права Архива организации
Архив имеет право:
5.1. Представлять Главе Администрации городского поселения “Дно” предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;
5.2. Давать рекомендации сотрудникам Администрации городского поселения «Дно» по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;
5.3. Информировать сотрудников Администрации городского поселения “Дно” о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации городского поселения “Дно” от ____________ 2020 г. № ____ |
Протокол ЭПМК Комитета юстиции Псковской области от____________2020 г. № ____ |